Hier vindt u alle informatie die u wilt weten over onze tool Profiles. De informatie is verwerkt in ‘veel gestelde vragen’. Staat uw vraag er niet bij of wilt u andere informatie over het gebruik van Profiles? Neem dan contact op met de afdeling Account Management van VCK Travel. Bel +31 20 – 6800 812 of mail naar accountsupport@vcktravel.nl.

Veel gestelde vragen

Wat is Profiles?
Profiles is een web-based tool welke VCK Travel aan klanten beschikbaar stelt voor het beheren en aanmaken van reizigers profielen. Profiles is gekoppeld aan de boekingssystemen waar VCK Travel mee werkt.

Hoe is de veiligheid van Profiles gewaarborgd?
De tool Profiles is niet in beheer van VCK Travel maar bij Umbrella, welke gekoppeld is aan het systeem van VCK Travel. De online applicatie is ISO 27001 gecertificeerd en voldoet aan de PCI DSS beveiligingsstandaard. Dit houdt in dat sommige gevoelige informatie zijn versleuteld zoals creditcardnummer e.d.

Hoe moet Profiles beheert worden?
Er is een profielmanager nodig die de inlog van Profiles beheert. U kunt er voor kiezen om alle mutaties via deze profielmanager te laten verlopen of u kunt er voor kiezen om de reizigers zelf hun eigen profiel te laten beheren. Het is belangrijk dat bestaande profielen regelmatig geüpdatet worden en oude profielen, van medewerkers die niet meer voor u reizen, verwijderd worden om misbruik te voorkomen.

Wat is een profielmanager en waarom is deze er?
Een profielmanager kan iemand zijn die bij uw organisatie verantwoordelijk is voor zakenreizen, maar bijvoorbeeld ook iemand van HRM. Het is namelijk van belang dat bij indiensttredingen van medewerkers die ook zakelijk voor u gaan reizen, er een nieuw reizigers profiel wordt aangemaakt in Profiles. En bij uitdiensttredingen dient het profiel verwijderd te worden om misbruik te voorkomen. Wij adviseren u om ook een tweede profielmanager aan te wijzen, en misschien zelfs wel hier een algemeen e-mailadres voor te gebruiken in het kader van bedrijfscontinuïteit.

Als ik geen inloggegevens heb voor Profiles, wat moet ik dan doen?
Neem dan contact op met account support van VCK Travel via accountsupport@vcktravel.nl. Zij zullen uw aanvraag verder verwerken. U ontvangt dan vervolgens uw inlog credentials die binnen 48 uur geactiveerd moet worden.

Kan er een reis geboekt worden zonder up to date reizigers profiel?
Dit is mogelijk, echter de exacte naam conform paspoort moet dan doorgegeven worden. En het is mogelijk dat er ook nog andere paspoortgegevens nodig zijn i.v.m. de bestemming van de reis. Ook zijn er luchtvaartmaatschappijen die het mobiele nummer van de reiziger in de boeking willen ontvangen. Neem voor vragen hierover contact op met het boekingskantoor.

Welke gegevens kunnen er in een reizigers profiel verwerkt worden?
De persoonlijke gegevens van de reiziger met o.a. het paspoortnummer, de creditcard gegevens, de frequentflyer kaart, de dieetwensen e.d.

U wilt een boeking maken, maar de Travel Consultant geeft aan dat uw reizigers profiel niet up to date is. Wat nu?
VCK Travel is geen beheerder van de reizigers profielen. U dient contact op te nemen met de profielmanager binnen uw organisatie. Dit kan iemand zijn die verantwoordelijk is voor zakenreizen of iemand van HRM. De profielmanager kan het reizigers profiel bewerken.

Waar ligt het beheer van de reizigers profielen in Profiles?
Uw organisatie is zelf verantwoordelijk voor de reizigers profielen. VCK Travel beheert deze niet, kan geen wijziging aanbrengen en ook geen nieuwe profielen aanmaken of oude profielen verwijderen. De profielmanager van uw organisatie kan u verder helpen indien er wijzigingen moeten worden doorgevoerd.

Kan er een koppeling gemaakt worden tussen Profiles en een HRM systeem?
Ja dat is zeker mogelijk en één van de vele voordelen van de tool Profiles. Neem contact op met de accountmanager van VCK Travel om hier meer informatie over te ontvangen.

Er ontbreekt een reizigers profiel in Profiles. Wat nu?
Neem contact op met de profielmanager binnen uw bedrijf om een nieuw reizigers profiel toe te voegen.

Gebruikt uw bedrijf/bedrijfsonderdeel onze Self Booking Tool AirGo?
U heeft geen toegang nodig tot Profiles, aangezien de reizigers profielen in de tool AirGo worden beheerd. Als er bedrijfsonderdelen zijn die geen gebruik maken van de Self Booking Tool, moet er voor deze onderdelen wel een profielmanager aangesteld worden die toegang krijgt tot Profiles.