Hoe kiest u de perfecte online boekingstool?

Ben je op zoek naar een online boekingstool (OBT)? Hier is waar je op moet letten…

Hoe weet je of een online boekingstool geschikt is voor jouw organisatie?

Kwalitatieve reis-technologie is een van de fundamenten van elk professioneel reismanagementbedrijf. Maar het kiezen van de juiste tool is niet eenvoudig. De reisbranche is continu in ontwikkeling, net als de behoeften van reizigers. Technologie die als bijzaak wordt toegevoegd, loopt al snel achter de feiten aan door nieuwe trends en innovaties.

Een van de belangrijkste onderdelen van een reis-technologiepakket is de Online Boekingstool (OBT). Bij Gray Dawes biedt onze OBT, YourTrip, toegang tot een breed scala aan reisopties uit ongeëvenaarde bronnen, zoals NDC en directe leveranciers.

Met tientallen OBT’s op de markt – elk met zijn eigen sterktes, zwaktes, functionaliteiten en werkwijzen – kan het lastig zijn om de juiste keuze te maken. In deze handige gids behandelen we alle factoren die je moet overwegen om er zeker van te zijn dat je de juiste beslissing neemt.

Wat zijn de voordelen van een OBT?

Eerst de voordelen van een online boekingstool overwegen.

Voordat je begint met zoeken, is het belangrijk om te begrijpen welke voordelen een OBT jouw organisatie kan bieden. In het algemeen zorgt een goede OBT ervoor dat je:

• Inzicht krijgt in het reisgedrag van medewerkers: Waar gaan ze heen en wanneer?
• Analyseert hoe en waarom reizen worden geboekt, bijvoorbeeld of reizigers vooral onderweg boeken.
• Gemakkelijk en intuïtief reizen kunt boeken, zelfs bij complexe trajecten.
• Boekt binnen de grenzen van het bedrijfsbudget en de reisrichtlijnen.
• Flexibel bent bij onverwachte wijzigingen in reisplannen.

Deze punten zijn slechts een beknopte samenvatting. We bespreken ze verderop in detail, maar onthoud: de voordelen van een OBT zijn pas waardevol als ze aansluiten bij jouw behoeften.

Gebruiksvriendelijkheid

Er is niets vervelender dan een onhandige digitale tool die specialistische kennis vereist. Kies voor een OBT met een overzichtelijke interface waarin alle benodigde functies voor zowel boekers als reizigers gemakkelijk te vinden zijn. Vermijd ingewikkelde menu’s en complexe ontwerpen – een duidelijke lay-out stimuleert reizigers om via de OBT te boeken in plaats van zelfstandig op externe websites.

Waarom is dit belangrijk?

Als medewerkers zelf buiten de OBT om boeken, verlies je controle over de tarieven, routes en naleving van het beleid. Mensen maken vaak keuzes die het beste voor henzelf zijn, niet per se voor het bedrijf.

Duidelijk beheer

Een belangrijke vraag bij het kiezen van een OBT is of je kiest voor een tool van een derde partij of voor een tool van een reismanagementbedrijf (TMC). Dit komt neer op het afwegen van de voor- en nadelen van beheer.

Bij een derde partij: hoeveel controle heb je als klant, en hoe belangrijk is die controle voor jou? Bij een TMC-tool: hoe sterk is de relatie tussen jouw organisatie en het TMC?

Waarom is dit belangrijk?

Wanneer iets misgaat, is het essentieel te weten wie verantwoordelijk is. Als de OBT niet werkt, ga je dan naar jouw TMC, de leverancier van de OBT, of een andere partij?

Bedrijfsgeschikt

Voordat je een beslissing neemt, stel jezelf de volgende vragen:

• Wat wil mijn organisatie bereiken?
• Welke reisuitdagingen ervaren we?
• Wat betekent “perfect” voor ons?

Elke OBT heeft unieke voor- en nadelen. Zoek je een tool die uitblinkt in beleidshandhaving? Of is gebruiksvriendelijkheid belangrijker? Zorg ervoor dat de OBT voldoet aan al jouw essentiële eisen.

Waarom is dit belangrijk?

Een OBT die past bij je huidige en toekomstige behoeften is eenvoudiger te implementeren en uit te rollen. Kies een tool die voor jou werkt, niet andersom.

Compatibel met apparaten

Tegenwoordig is technologie die werkt op smartphones een vereiste. Een goede OBT moet echter meer zijn dan alleen een app. Het moet probleemloos werken op alle apparaten en platforms, zonder te vertrouwen op app-compatibiliteit alleen.

Waarom is dit belangrijk?

Niet iedereen boekt reizen via een app, en een OBT die automatisch schaalt naar elk apparaat biedt meer gebruiksgemak.

Datagestuurd

Een goede OBT maakt niet alleen het boeken van reizen eenvoudiger, maar verzamelt ook waardevolle gegevens. Hiermee kun je trends analyseren, reisvoorkeuren identificeren en je reisprogramma optimaliseren.

Waarom is dit belangrijk?

Reizen zonder gegevens te verzamelen is als in het donker lopen zonder zaklamp. Met de juiste data kun je trends spotten en kosten in de toekomst verlagen.

Klimaatbewust

Een OBT kan helpen bij duurzame keuzes door groenere reisopties te adviseren, zoals overstappen van lucht- naar treinreizen. Het kan ook gegevens verzamelen om duurzaamheid te rapporteren of CO2-uitstoot te compenseren.

Waarom is dit belangrijk?

Duurzaamheid gaat verder dan alleen CO2-reductie; het omvat het beschermen van de natuurlijke omgeving. Een OBT die je hierbij ondersteunt, is altijd een pluspunt.

Conclusie

De keuze voor de perfecte online boekingstool (OBT) is cruciaal. Het gaat niet alleen om software, maar om het afstemmen van technologie op jouw unieke reisbehoeften en bedrijfsdoelen. Door rekening te houden met functionaliteiten, gebruiksvriendelijkheid, data-inzichten en kosten, kun je een OBT vinden die je reisbeheer stroomlijnt, reizigers tevreden houdt en kosten bespaart.

Neem de tijd, evalueer je opties zorgvuldig en kies een OBT die écht bij jouw organisatie past.